Eignungsprüfung — taugt mein Vorgangsprotokoll für eine Prozessanalyse?

Eine Prozessanalyse auf einem untauglichen Protokoll erzeugt Zahlen, die niemand halten kann. Der Kunde bezahlt für eine Aussage über seinen Beschaffungsprozess, bekommt eine erfundene, und merkt es erst, wenn er danach handelt. Deshalb steht diese Prüfung vor der Analyse, nicht danach — und deshalb wird ohne ein brauchbares Ergebnis keine Governance-Conformance auf Vorgangsdaten angeboten.

Du findest sie unter Governance Mining → Eignungsprüfung. Der Reiter erscheint nur für Tenant-Admins und Plattform-Administratoren.

Was du dafür brauchst

Einen Auszug aus dem System, dessen Ablauf du auswerten lassen möchtest — ein Ticketsystem, eine Beschaffungsanwendung, ein Dokumentenmanagement. Vier Spalten, in dieser Reihenfolge, getrennt durch Semikolon, Komma oder Tabulator:

Spalte	Inhalt	Beispiel
Kennung	die Nummer des Vorgangs — was alle Ereignisse eines Falls zusammenhält	`A-1042`
Aktivität	was geschehen ist	`Freigabe erteilt`
Zeitstempel	wann	`2026-06-01T09:12:00Z`
Bearbeiter	wer — die Kennung genügt, der Klarname ist nicht nötig	`m.huber`

Eine Kopfzeile wird erkannt und verworfen. Unter 100 Ereignissen gibt es keine Aussage: das wäre eine Aussage über die Stichprobe, nicht über das Protokoll.

Was geprüft wird — und was ohne die jeweilige Messgrösse wegfällt

Messgrösse	Ohne sie ist nicht möglich
Abdeckung der Vorgangskennung	alles. Ohne Vorgang gibt es keine Vorgangssicht, nur eine Ereignisliste
Vielfalt der Aktivitäten	jede Aussage über den Ablauf. Ein Protokoll mit zwei Aktivitäten beschreibt einen Status, keinen Wertstrom
Feinheit der Zeitstempel	jede Aussage über die Reihenfolge
Vollständigkeit der Vorgänge	jede Aussage über Vollständigkeit — ein Vorgang aus einem einzigen Ereignis hat keinen Ablauf
Auflösbarkeit der Bearbeiter	jede Aussage über Zuständigkeit und Funktionstrennung

Der häufigste Fallstrick: das Format sieht gut aus, der Wert nicht

Die Feinheit der Zeitstempel wird aus den Werten bestimmt, nicht aus dem Format. Ein System kann tadelloses ISO-8601 mit Sekunden ausgeben und trotzdem jeden Wert auf Mitternacht setzen — weil es das Buchungsdatum führt und nicht den Buchungszeitpunkt. Dann ist die Feinheit ein Tag, und die Reihenfolge innerhalb eines Tages ist nicht feststellbar. Genau das ist bei Finanz- und Genehmigungsdaten die Regel, nicht die Ausnahme.

Die drei Aussagen

Ampel	Bedeutung	Was danach möglich ist
Conformance möglich	Kennung, Vielfalt, Feinheit, Vollständigkeit und Bearbeiter reichen	Aussagen über Reihenfolge, Akteur und Regel: „läuft in 63 % wie modelliert, in 21 % ohne Freigabe”
Nur Kennzahlen möglich	alles ausser dem Bearbeiter reicht	Häufigkeiten, Ablaufvarianten, Durchlaufzeiten je Vorgangsart — aber keine Aussage über Zuständigkeit
Nicht sinnvoll	eine der vier tragenden Messgrössen reicht nicht	Die Prüfung nennt, welche. Oft ist das mit einem anderen Auszug behebbar

„Nur Kennzahlen möglich” ist kein halbes Nein. Es ist der häufigste echte Fall, und die Aussagen, die dann bleiben, sind die meistgenutzten. Es gibt drei Stufen und nicht zwei, damit dieser Fall nicht mit „untauglich” zusammenfällt.

Was dabei mit deinen Daten passiert — und was nicht

Die Stichprobe wird nicht gespeichert. Sie wird im Arbeitsspeicher ausgewertet und danach verworfen. Das Ergebnis enthält Messgrössen und Sätze über die Stichprobe, aber keine Vorgangskennung, keine Aktivitätsbezeichnung und keinen Bearbeiter daraus. Es entsteht kein Datenbestand, kein Protokolleintrag über den Inhalt und keine Übermittlung an Dritte — auch nicht an einen KI-Anbieter.

Das ist keine Sparsamkeit, sondern der Zweck dieser Bauweise: die Prüfung soll stattfinden können, bevor eine Beauftragung, eine Betriebsvereinbarung oder eine Folgenabschätzung vorliegt. Ein Protokolleintrag „Mandant X hat ein Bewerbungsprotokoll geprüft” wäre bereits eine Aufzeichnung über eine Absicht.

Vier Vorgangsarten sind gesperrt

Nicht voreingestellt abgeschaltet — nicht wählbar:

Bewerbungsverfahren — betreffen Personen ausserhalb des Beschäftigungsverhältnisses und lassen keine Rollenauflösung zu
Gesundheitsbezogene Vorgänge, einschliesslich Abwesenheiten — besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO
Disziplinarvorgänge — auf einzelne Beschäftigte bezogen; eine Ablaufanalyse darüber wäre Verhaltenskontrolle
Hinweisgeber- und Beschwerdeverfahren — jede Auswertung könnte auf die meldende Person zurückführen

Gibst du eine solche Vorgangsart an, wird die Prüfung mit Begründung abgelehnt — ohne die Stichprobe auszuwerten. Das ist ausdrücklich keine rote Ampel: eine rote Ampel heisst „mit besseren Daten geht es”, diese Absage heisst „diese Art von Vorgang wird nicht ausgewertet, unabhängig von der Datenqualität”. Die Sperre lässt sich weder in deinem Mandanten noch durch uns aufheben.

Kommt in deinen Aktivitätsnamen ein Begriff aus dieser Liste vor, erscheint ein Hinweis, kein Abbruch. „Beschwerdemanagement” ist eine legitime Wertstrombezeichnung; ein harter Abbruch würde zum Umbenennen führen und nicht zum Nachdenken.

Und dann?

Der Bericht ist auch dann ein Ergebnis, wenn danach nichts weiter passiert: „Unser Protokoll trägt in 40 % der Fälle keine Vorgangskennung, und die Zeitstempel sind auf den Tag gerundet” ist eine Erkenntnis über die eigenen Systeme, die vorher niemand hatte.

Fällt die Ampel grün oder gelb aus und du möchtest die Auswertung tatsächlich einrichten, ist das eine gesondert zu beauftragende Leistung. Sie berührt die Mitbestimmung nach §§ 96, 96a ArbVG und regelmässig eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO — der Bericht dieser Prüfung ist dafür ein guter erster Anhang.