Firmen-Stammdaten

Unter Einstellungen → Firmen-Stammdaten hinterlegst du, wie dein Unternehmen im Vertrag bezeichnet wird. Diese Angaben beschreiben dich als Vertragspartei — sie haben nichts mit deinen Fachdaten zu tun und tauchen weder im Explorer noch in einer Auswertung auf.

Gebraucht werden sie an genau einer Stelle: in der Tabelle Vertragsdaten des Auftragsverarbeitungsvertrags. Die öffentlich veröffentlichte Fassung des Vertrags trägt dort überall „im Hauptvertrag bzw. in der Bestellung festgelegt”. Sobald du die Felder füllst, kann an ihre Stelle dein Unternehmen treten.

Was du einträgst

Firma und Anschrift. Der Firmenwortlaut so, wie er im Firmenbuch steht, einschließlich Rechtsform — also „Muster Handels GmbH”, nicht „Muster”. Dazu die vollständige Anschrift des Sitzes, die UID-Nummer und, falls vorhanden, die Firmenbuchnummer mit Firmenbuchgericht.

Vertrag und Betriebsmodell. Bezeichnung und Datum deines Hauptvertrags oder deiner Bestellung als Freitext. Das Betriebsmodell sagt, wo deine Data Nodes laufen:

• M1 — vollständig verwaltet: roleALPHA betreibt alles.
• M2 — hybrid: die Data Nodes laufen auf deiner eigenen Infrastruktur.
• M3 — Kunden-Cloud: die Data Nodes laufen bei einem Hoster, den du beauftragt hast.

Den Core betreibt in allen drei Modellen roleALPHA. Steht hier „Noch nicht festgelegt”, gilt das, was in deinem Hauptvertrag vereinbart ist.

Ansprechpartner. Die Weisungsberechtigten sind die Personen, die roleALPHA Weisungen zur Datenverarbeitung erteilen dürfen — Name und Funktion genügen. Der Datenschutzkontakt ist die Adresse, an die eine Meldung geht, wenn es einen Datenschutzvorfall gibt; roleALPHA meldet einen solchen Vorfall binnen 48 Stunden.

Bleiben diese beiden Felder leer, gelten die Administratoren deines Tenants beziehungsweise die dort hinterlegte Adresse. Das ist eine brauchbare Rückfalllinie, aber keine gute: im Ernstfall geht die Meldung dann an ein Sammelpostfach statt an die Person, die sie bearbeiten muss.

Wer das darf

Die Seite ist Administratoren vorbehalten. Ein Tenant-Administrator pflegt die Stammdaten seines eigenen Mandanten; die Plattformverwaltung kann sie für jeden Mandanten pflegen.

Leer ist kein Fehler

Ein neu angelegter Mandant hat außer seinem Namen nichts. Ein leeres Feld bedeutet nicht, dass etwas fehlt, sondern dass die Angabe im Hauptvertrag steht. Du kannst die Felder jederzeit nachtragen.

Den Auftragsverarbeitungsvertrag erstellen

Unter denselben Einstellungen findest du unter den Stammdaten den Bereich Auftragsverarbeitungsvertrag erstellen. Damit erzeugst du eine Ausfertigung des Vertrags, in der dein Unternehmen namentlich genannt ist — statt der allgemeinen Formulierung „im Hauptvertrag bzw. in der Bestellung festgelegt”.

So läuft es ab. Du kreuzt an, welche Personen- und Datenkategorien in deinem Haus tatsächlich anfallen, bestätigst die Annahme und drückst auf Vertrag erstellen. Die elektronische Zustimmung genügt; wer unterschreiben möchte, druckt das PDF und nutzt den Unterschriftenblock am Ende von Abschnitt 9.

Was die Kreuze bedeuten — und was nicht. Sie sind deine Erklärung als Verantwortlicher, welche Kategorien bei dir vorkommen. Sie steuern nicht, was die Plattform verarbeitet: das ergibt sich aus den Modulen, die dein Unternehmen gebucht hat, und steht in Anlage 1.1 des Vertrags. Ein fehlendes Kreuz schaltet also nichts ab.

Leere Felder sind kein Hindernis. Was du in den Stammdaten nicht hinterlegt hast, bleibt im erzeugten Vertrag in seiner allgemeinen Fassung stehen. Du kannst die Angaben nachtragen und einen neuen Vertrag erstellen; der alte bleibt erhalten.

Das Archiv. Jede Ausfertigung wird mit Fassung, Datum, zustimmender Person und einer Prüfsumme aufbewahrt. Die Prüfsumme belegt, dass eine später vorgelegte Datei dieselbe ist. Über Herunterladen bekommst du sie jederzeit wieder.

Erstellte Verträge werden beim Löschen eines Mandanten bewusst aufbewahrt — sie sind der Nachweis, welcher Fassung wann zugestimmt wurde, und unterliegen der steuerrechtlichen Aufbewahrung.

Siehe auch: Einstellungen im Überblick