Aufwandserfassung
Die Aufwandserfassung (engl. Effort Booking) ist ein eigenständiges, optionales Modul. Damit erfasst du Aufwände (eine Dauer mit Beschreibung) und verknüpfst sie mit beliebig vielen Entitäten — z. B. einem Projekt und einem OKR gleichzeitig.
Diese Seite behandelt ausschließlich das Ist: was tatsächlich gearbeitet wurde. Was gebraucht wird — Kapazität, Tätigkeiten, Kompetenzen, Zeitraum — beschreibt der Bedarf: Bedarf & Ressourcenplanung. Beide Seiten treffen sich in den Report-Karten am gemeinsamen Bezugsobjekt (Projekt, OKR, Wertstrom), wo Bedarf, Plan und Ist nebeneinander stehen.
Es handelt sich bewusst nicht um eine arbeitsrechtliche Zeiterfassung, sondern um eine Aufwandserfassung für Auswertungen.
Schnell erfassen
Abschnitt betitelt „Schnell erfassen“Die Erfassung ist auf minimale Reibung ausgelegt — Pflicht ist nur die Dauer:
- Dauer eintippen. Erlaubt sind
2h,1.5h,90m,1:30oder reine Minuten (45). Alternativ ein Preset (0,5 h / 1 h / 2 h / 4 h / 8 h) anklicken. - Optional eine Beschreibung ergänzen.
- Eine oder mehrere Entitäten verknüpfen — am schnellsten über die Vorschlags-Chips (ein Klick). Vorschläge stammen aus:
- zuletzt gebuchten Entitäten,
- dir zugewiesenen Projekten/Rollen.
- Enter oder Buchen — fertig. Das Datum ist standardmäßig heute, lässt sich aber über das schlanke Datumsfeld frei wählen — per Kalender oder direkter Eingabe (z. B. um einen Aufwand nachzutragen).
Live-Timer
Abschnitt betitelt „Live-Timer“Statt die Dauer einzutippen, kannst du einen Timer starten und später stoppen. Beim Stopp wird die gemessene Dauer als Aufwand gebucht. Der Timer ist server-seitig gespeichert und übersteht einen Seiten-Reload. Es läuft maximal ein Timer gleichzeitig.
Direkt von einer Entität buchen
Abschnitt betitelt „Direkt von einer Entität buchen“Auf der Detailseite eines Projekts, OKRs usw. gibt es im Kopfbereich — neben „Beobachten” — die Aktion „Buchen”. Sie öffnet die Schnellerfassung mit der bereits vorbelegten Entität, sodass du weder die Entität suchen noch die Seite verlassen musst.
Die Aktion erscheint nur, wenn die Aufwandserfassung für den Mandanten verfügbar ist — und das sind zwei Bedingungen: der Dienst muss laufen, und der Mandant muss ihn gebucht haben. Fehlt eines von beidem, fehlt der Knopf ersatzlos. Wurde der Dienst-Posten im Platform Admin entzogen, verschwindet er binnen etwa einer Minute plus Neuladen der Seite.
Dashboard-Module
Abschnitt betitelt „Dashboard-Module“Für die Aufwandserfassung gibt es zwei Dashboard-Kacheln, die im Bearbeiten-Modus über „Modul hinzufügen” einsetzbar sind. Sie erscheinen dort automatisch, sobald die Aufwandserfassung für den Tenant läuft und gebucht ist:
- Aufwand erfassen — die Schnellerfassung direkt als Kachel: Dauer eintippen, Entität per Vorschlag wählen, buchen.
- Aufwand-Report — die eigene Wochensumme plus die Entitäten, auf die du am meisten gebucht hast.
Wo die Planung geblieben ist
Abschnitt betitelt „Wo die Planung geblieben ist“Bis Version 1.x hatte diese Seite die Reiter „Planung” und „Forecast”, dazu eine Kachel
„Aufwand planen” und die Berechtigung timetracker:plan. Alles davon ist entfallen — nicht
gestrichen, sondern ersetzt:
| Früher | Heute |
|---|---|
| Reiter „Planung”: Entität + Quartal + Stunden | Bedarf mit Zeitraum, Tätigkeit, Kompetenz und Menge → Bedarf & Ressourcenplanung |
| Reiter „Forecast”: Plan gegen Ist je Quartal | Report-Karte „Bedarf / Plan / Ist” am Projekt, OKR oder Wertstrom → Auswertungen zur Bedarfsplanung |
| Kachel „Aufwand planen” | Kacheln der Ressourcenplanung → Die Ressourcenplanung |
Berechtigung timetracker:plan | demand:plan |
Der Grund: eine Zahl je Quartal sagte weder, wofür sie gebraucht wurde, noch wer sie leisten kann, noch ob überhaupt jemand Zeit hat. Genau diese drei Fragen beantwortet der Bedarf. Zwei Planungsbegriffe nebeneinander wären schlimmer als einer — deshalb die Ablösung statt eines zweiten Weges.
Am Fuß der Aufwandserfassung steht ein Verweis auf die Ressourcenplanung, damit der Weg dorthin
nicht gesucht werden muss. timetracker:report bleibt unverändert: es gatet weiterhin die
Ist-Auswertungen.
Bestehende Rollendefinitionen mit timetracker:plan schreibt ein Migrationsskript auf demand:plan
um; wurde es noch nicht ausgeführt, trägt eine Rolle eine Berechtigung, die es nicht mehr gibt —
das ist folgenlos, aber in der Rollenverwaltung sichtbar.
Mehrere Tenants
Abschnitt betitelt „Mehrere Tenants“Bist du in mehreren Tenants, gelten Aufwände strikt pro aktivem Tenant. Wechselst du oben den Tenant, zeigt die Aufwandserfassung die Daten des neu gewählten Tenants.
Auswertungen für Reports
Abschnitt betitelt „Auswertungen für Reports“Die Aufwandsdaten stehen über lesende Report-Schnittstellen für Auswertungen bereit (z. B. Summen je Entität, je Benutzer, je Zeitraum). Diese können auch von anderen Systemen abgerufen werden.
Verwandt
Abschnitt betitelt „Verwandt“- Bedarf & Ressourcenplanung — Bedarf, Plan und Deckung: die Soll-Seite
- Auswertungen zur Bedarfsplanung — welche Karte wo erscheint, inklusive „Bedarf / Plan / Ist”
- Die Ressourcenplanung — Arbeitsvorrat, Auslastung, Gefährdet
KI-Assistent
Abschnitt betitelt „KI-Assistent“Über den KI-Assistenten lassen sich Aufwände per Sprache erfassen und abfragen — z. B. „logge 2 Stunden auf Projekt X” oder „wie viel Aufwand steckt in OKR Y?”.