Kapazität aus einem HR-System

Ist ein HR-System als Datenquelle angebunden (SAP SuccessFactors), kommen Arbeitszeit und Abwesenheiten von dort. Niemand pflegt sie dann noch von Hand, und niemand muss daran denken, sie nachzuziehen, wenn jemand seine Stunden reduziert.

Das ist der Regelfall in größeren Organisationen — aber keine Voraussetzung. Ohne HR-Quelle funktioniert alles wie in Kapazität — Grundlinie, Abzüge, verfügbar und Abwesenheiten beschrieben: der Wert steht an der Person und wird dort gepflegt.

Drei Wege, weil es drei verschiedene Datenarten sind

Was	Woher	Wie es ankommt
Stammwert — Wochenstunden, Beschäftigungsgrad, Voll-/Teilzeit	Personalstammsatz	Als Personenfeld, über den normalen Entwurfs-Weg: mit Freigabemodus, Historie und Audit wie jede andere Änderung an einer Person
Periodengenauer Wert — Elternzeit ab dem dritten Quartal, befristete Aufstockung	Vertragssätze	Als Kapazitätszeile je Periode. Am Personendatensatz gibt es dafür kein Feld: der Wert gilt nur für bestimmte Monate, nicht dauerhaft
Abwesenheiten — Zeiträume, in denen jemand nicht da ist	Zeitwirtschaft	Als Zeitraum mit Umfang (ganzer oder halber Tag)

Der erste Weg ist der wichtigste und der unauffälligste: weil die Kapazitätsfelder ganz normale Felder des Personentyps sind, erscheinen sie im Konnektor-Mapping neben Name und Abteilung und lassen sich dort genauso zuordnen. Es gibt keinen eigenen Kapazitäts-Import daneben.

Was der Konnektor vorschlägt

Beim Einrichten sind die üblichen Quellfeldnamen bereits zugeordnet:

Quellfeld	roleALPHA-Feld
standardHours	Wochenstunden
fte	Beschäftigungsgrad
employmentType	Beschäftigung (Voll-/Teilzeit)

Die Zuordnung lässt sich ändern wie jede andere. Zwei Eigenheiten, die Ärger ersparen:

• Beschäftigungsgrad in Prozent wird erkannt. Manche Mandanten pflegen 0,8, andere 80 — beides wird als achtzig Prozent gelesen.
• Ein unbrauchbarer Wert wird weggelassen, nicht als Null übernommen. Null hieße „arbeitet nicht”; fehlt der Wert, sagt die Auslastung „Grenze nicht hinterlegt” und die Rechnung fällt auf die Mandanten-Norm zurück. Das ist der ehrlichere Zustand.

Zwei Regeln, die den nächtlichen Sync ungefährlich machen

Ein Konnektor überschreibt nur seine eigenen Zeilen. Trägt jemand anders — eine zweite Quelle oder ein manueller Eintrag — einen Wert für dieselbe Person und Periode, bleibt der stehen. Der Sync-Bericht zählt auf, wie viele Zeilen er deshalb nicht angefasst hat; wer den fehlenden Wert sonst im Falschen suchte, sieht dort sofort, wem er gehört.

Ein Lauf ersetzt seine Abwesenheiten vollständig — aber nur im gelieferten Zeitfenster. Ohne den Ersatz bliebe eine zurückgezogene Abwesenheit für immer stehen. Ohne das Fenster löschte ein Lauf, der drei Monate liefert, die Einträge des ganzen Jahres. Das Fenster reicht rückwärts über die laufende Periode und vorwärts über den üblichen Planungshorizont.

Der Grund einer Abwesenheit wird verworfen

HR-Systeme liefern zu jeder Abwesenheit eine Art mit: Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Pflegefreistellung. roleALPHA übernimmt sie nicht. Sie wird beim Import gelesen und weggeworfen; es gibt keine Spalte, in der sie landen könnte, und keine Einstellung, die das ändert.

Das ist keine Sparsamkeit aus Bequemlichkeit. Krankheit und Pflege sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Ein Feld, das sie aufnehmen kann, zieht die gesamte Anwendung in dieses Regime — unabhängig davon, ob ein Mandant es nutzt. Ein Feld, das es nicht gibt, muss weder gerechtfertigt noch geschützt noch gelöscht werden. Für die Planung genügt vollständig, dass Kapazität wegfällt.

Die Folge, die man kennen sollte: Auswertungen wie „Krankenstand je Abteilung” sind hier strukturell unmöglich, nicht nur unerwünscht. Die Wahrheit darüber führt das HR-System.

Was gesperrt ist, sobald der Konnektor läuft

Beansprucht eine Datenquelle die Personen, übernimmt sie deren Masterschaft: die Personendatensätze lassen sich dann nicht mehr von Hand ändern — auch nicht durch den KI-Assistenten —, und die Oberfläche zeigt, welches Quellsystem sie führt. Das betrifft dann auch die Kapazitätsfelder, weil sie Personenfelder sind.

Beansprucht sie nur Kapazität und Abwesenheiten, bleibt alles andere frei: Bedarfe lassen sich weiterhin normal anlegen und ändern. Der Konnektor mastert die Kapazitätszeilen, nicht die Bedarfsplanung.

Wenn kein HR-System angebunden ist

Dann fehlt genau eine Möglichkeit: die periodengenaue Grundlinie. Elternzeit oder eine befristete Aufstockung lassen sich nicht als Vertragswert je Periode abbilden — die Person trägt einen Stammwert, der aber jederzeit an ihr änderbar ist. Und derselbe Sachverhalt lässt sich ohnehin als Abwesenheit erfassen, mit demselben Effekt auf die verfügbare Kapazität.

Verwandt

• Kapazität — Grundlinie, Abzüge, verfügbar — Grundlinie, Abzüge, verfügbare Kapazität und wo der Wert gepflegt wird
• Abwesenheiten — Abwesenheiten von Hand erfassen
• Datenquellen & Connectoren — Datenquellen allgemein einrichten
• Personen — die Kapazitätsfelder am Personentyp