Zum Inhalt springen
roleALPHA Hilfe

Dokumente verlinken

An jedem Objekt lassen sich Verweise auf Dokumente hinterlegen — eine Verfahrensanweisung an einem Wertstrom, ein Strategiepapier an einem Ziel, eine Richtlinie an einer Rolle.

roleALPHA ist keine Dokumentenablage. Gespeichert wird ausschließlich die Web-Adresse samt einer frei wählbaren Bezeichnung. Dateien an Objekte hochzuladen ist nicht vorgesehen — und zwar absichtlich: das Dokument bleibt dort, wo es gepflegt und versioniert wird, und wer es sehen darf, entscheidet weiterhin allein das Quellsystem.

Ein Linkfeld anlegen

Abschnitt betitelt „Ein Linkfeld anlegen“

Als Tenant-Admin unter Einstellungen → Entitätstypen:

  1. Den Entitätstyp auswählen (z.B. Richtlinie oder Wertstrom).
  2. Unter dem JSON-Editor im Bereich „Darstellung pro Feld” auf Dokumentenlink-Feld einfügen klicken. Das legt ein Feld documentLinks mit den Spalten Bezeichnung und Link (URL) an.
  3. Speichern.

Entitätstyp-Dialog: rechts die Feld-Tabelle „Darstellung & Sichtbarkeit pro Feld" mit dem Knopf „Dokumentenlink-Feld einfügen"

Der Knopf ist ausgegraut, wenn der Typ das Feld schon hat. Wer das Feld anders nennen oder mehrere anlegen will, kann es auch direkt im JSON schreiben:

"documentLinks": {
  "type": "array",
  "title": "Dokumente",
  "items": {
    "type": "object",
    "properties": {
      "label": { "type": "string", "title": "Bezeichnung" },
      "url": { "type": "string", "title": "Link (URL)", "format": "uri" }
    },
    "required": ["url"]
  },
  "x-presentation": "document-links"
}

Für einen einzelnen Link genügt ein gewöhnliches Textfeld mit der Darstellung URL (setzt automatisch format: "uri"). Für eine Liste nackter Adressen ohne Bezeichnung gibt es Link-Liste. Alle Schema-Optionen stehen in JSON-Schema für Entitätstypen.

Abschnitt betitelt „Links erfassen“

Im Bearbeiten-Modus erscheint pro Zeile ein Feld für die Bezeichnung und eines für den Link, daneben ein Öffnen-Knopf zum Gegenprüfen.

Zwei Hilfen beim Erfassen:

  • Ein fehlendes https:// wird beim Verlassen des Feldes ergänzt — aus www.example.com/va-04.pdf wird https://www.example.com/va-04.pdf. Ohne diesen Schritt würde der Link später innerhalb von roleALPHA suchen statt im Quellsystem.
  • Der Öffnen-Knopf bleibt inaktiv, solange die Adresse kein gültiger Web-Link ist. Nur http und https werden verlinkt.

Die Bezeichnung ist optional. Fehlt sie, zeigt die Liste den Dateinamen aus der Adresse, sonst den Hostnamen — eine 200 Zeichen lange DMS-URL erscheint also nie in voller Länge.

Anzeige und Vorschau

Abschnitt betitelt „Anzeige und Vorschau“

In der Detailansicht steht je Eintrag ein Dateityp-Icon (PDF, Word, Excel, PowerPoint), die Bezeichnung als Link und ein Lupen-Symbol für die Vorschau. Links funktionieren in beiden Ansichtsmodi — im Normal- wie im Expertenmodus.

Die Vorschau öffnet das Dokument in einem Fenster innerhalb von roleALPHA. Dabei gilt:

  • Das Dokument wird direkt von deinem Browser beim Quellsystem geholt. Es gelten deine dortigen Rechte — roleALPHA hat keine Zugangsdaten zum Quellsystem und sieht den Inhalt nicht.
  • „Im Quellsystem öffnen” ist immer verfügbar, auch wenn die Vorschau klappt.

Wann die Vorschau funktioniert — und wann nicht:

SituationErgebnis
Direkter Link auf eine PDF-DateiVorschau im Browser
SharePoint/OneDrive-Link auf ein Office-DokumentVorschau, wenn du im Quellsystem angemeldet bist
Google-Drive-/Docs-LinkVorschau, wenn du dort angemeldet bist
Beliebige Web-Seite, DMS ohne EinbettungsfreigabeHinweis „keine Vorschau möglich” + Knopf ins Quellsystem

Bleibt die Vorschau leer, liegt das nicht an roleALPHA: viele Systeme verbieten das Einbetten in fremde Seiten ausdrücklich, und Browser blockieren in eingebetteten Fenstern häufig die Anmeldung an Fremdsystemen. Dann ist „Im Quellsystem öffnen” der richtige Weg. Ein Anspruch auf Vorschau besteht nicht — sie ist eine Bequemlichkeit, kein Leistungsmerkmal.

Was das für Datenschutz und Betrieb bedeutet

Abschnitt betitelt „Was das für Datenschutz und Betrieb bedeutet“
  • Keine Kopie, kein Zwischenspeicher. roleALPHA ruft verlinkte Dokumente nicht selbst ab und legt keine Kopie an. Es wird auch kein externer Anzeigedienst eingebunden.
  • Rechte bleiben im Quellsystem. Ein Link in roleALPHA verschafft niemandem Zugriff. Wer im Quellsystem keine Berechtigung hat, sieht das Dokument nicht — auch nicht in der Vorschau.
  • Die Adresse selbst kann personenbezogen sein (z.B. ein Name im Pfad). Sie unterliegt denselben Sichtbarkeits-, Protokoll-, Export- und Löschregeln wie jeder andere Feldinhalt — siehe Sichtbarkeit.
  • Verfügbarkeit und Sicherung der verlinkten Dokumente liegen beim Quellsystem, nicht bei roleALPHA. Wird ein Dokument dort verschoben oder gelöscht, bleibt in roleALPHA ein toter Link zurück.

Verwandt

Abschnitt betitelt „Verwandt“