Vorlagen (nicht assoziierte Entitäten)

Manchmal brauchst du eine Rolle, einen Wertstrom oder eine Richtlinie als Muster — etwas, das es fachlich gibt, das aber niemand ausübt und das nirgends im Organigramm steht. Genau dafür sind nicht assoziierte Entitäten da.

Sie sind vollwertige Entitäten mit allen Feldern deines Entitätstyps. Der einzige Unterschied: sie sind ausdrücklich kein Teil der Organisationsstruktur — und werden deshalb überall herausgehalten, wo die Plattform die gelebte Organisation zeigt.

Wo eine Vorlage nicht auftaucht

nicht in der Liste des Moduls (Rollen, Wertströme, …)
nicht im Graphen und in keiner Visualisierung
nicht in Cluster- und Galerie-Ansichten
nicht in der semantischen Suche
nicht in den Antworten des Assistenten und seiner Werkzeuge
nicht in der @-Erwähnung und nicht in der Beziehungsauswahl
nicht in den Zählern des Dashboards — und nicht in der Abrechnung

Wo sie sehr wohl auftaucht

in der Verwaltung bei den Entitätstypen
im Anlege-Dialog als Vorlage
als Quelle für ein Duplikat oder ein Replikat
in ihrer eigenen Detailansicht, wenn du sie direkt öffnest

Das ist kein Widerspruch, sondern der Zweck: eine Vorlage soll benutzbar sein, ohne die Organisation zu behaupten, die sie nicht ist.

Vorlagen verwalten

Vorlagen gehören dem Entitätstyp und werden dort gepflegt. Du brauchst dafür Tenant-Administrationsrechte.

Öffne Einstellungen → Entitätstypen.
Klicke bei dem gewünschten Typ auf das Bibliotheks-Symbol. Es erscheint nur, wenn für den Typ ein Fachservice angebunden ist — ohne ihn gibt es keine Entitäten und damit auch keine Vorlagen.
Im Dialog siehst du alle Vorlagen dieses Typs und kannst neue anlegen, bestehende bearbeiten oder entfernen.

Vorlagen-Verwaltung beim Entitätstyp

Das Formular ist dasselbe wie beim normalen Anlegen: Name, Kennung, Klassifikation und die Felder aus dem JSON-Schema für Entitätstypen des Typs.

Freigabemodus gilt auch hier. Eine Vorlage ist eine echte Entität und läuft durch denselben Ablauf wie jede andere. Steht dein Tenant für diesen Typ auf Konsens oder Konsent, wird die neue Vorlage zur Freigabe eingereicht und erscheint erst danach — der Dialog sagt dir das vorher. Siehe Freigabe-Modi.

Konnektor-gemasterte Typen. Wird ein Entitätstyp von einem Konnektor gepflegt und ist das manuelle Anlegen gesperrt, gilt das auch für Vorlagen. Der Dialog nennt den Konnektor.

Eine Vorlage beim Anlegen nutzen

Öffne im gewünschten Modul den Anlegen-Dialog.
Gleich unter der Mandanten-Auswahl erscheint „Aus Vorlage übernehmen” — aber nur, wenn es für diesen Typ überhaupt Vorlagen gibt.
Wähle eine Vorlage. Jetzt fragt der Dialog: Was soll passieren?

Vorlage wählen und entscheiden, was daraus wird

3a — Duplikat der Vorlage

Es entsteht eine neue, eigenständige Entität. Übernommen werden die Feldwerte, die Kennung, die Klassifikation und die Übersetzungen; der Name ist mit „Kopie von …” vorbelegt und sofort überschreibbar — genau wie beim Duplikat auf der Detailseite. „Duplikat” bedeutet an beiden Stellen dasselbe.

Was du selbst getippt hast, bleibt stehen. Hast du Name oder Kennung schon ausgefüllt, bevor du die Vorlage wählst, überschreibt die Vorlage sie nicht.

Die so entstehende Entität ist eine ganz normale Entität. Sie erbt die Vorlagen-Markierung nicht und erscheint sofort überall dort, wo sie hingehört. Änderungen an der Vorlage wirken sich später nicht auf sie aus.

3b — Replikat der Vorlage

Es entsteht keine neue Entität. Stattdessen wählst du einen Ziel-Kontext, und die Vorlage selbst erscheint zusätzlich dort — mit der Replikat-Textur, die sie optisch abhebt. Ändert sich die Vorlage, ändert sich das Replikat überall mit.

Weil nichts Neues entsteht, verschwinden Name, Kennung, Klassifikation und das Detailformular aus dem Dialog. Nach dem Klick auf „Replizieren” schließt er sich, und die Meldung nennt dir das Ziel: dort findest du die Vorlage unter „Hierher repliziert”. In der Liste, aus der du kamst, ändert sich nichts — die Vorlage bleibt ja unsichtbar.

Drei Dinge, die dabei gelten:

Der Mandant lässt sich hier nicht wechseln. Ein Replikat bleibt im aktuellen Mandanten.
Ein Ziel, in das schon repliziert ist, wird als solches markiert und lässt sich nicht ein zweites Mal wählen.
Freigabemodus und Szenario gelten auch hier. In einem Konsens- oder Konsent-Mandanten wartet die Beziehung auf die Freigabe (Freigabe-Modi); im Szenario-Modus ist Replizieren gesperrt, weil es sofort veröffentlichen würde. Kennt dein Mandant keinen BELONGS_TO-Beziehungstyp, ist die Option deaktiviert und sagt dir das.

Vorlage, Duplikat oder Replikat?

Alle drei nutzen etwas Bestehendes wieder, aber mit unterschiedlichem Ziel:

Ich möchte …	Nimm
eine eigenständige neue Entität nach dem Muster einer Vorlage	im Anlege-Dialog „Duplikat der Vorlage”
dieselbe Vorlage zusätzlich in einem Kontext zeigen	im Anlege-Dialog „Replikat der Vorlage”
eine unabhängige Kopie einer bestehenden (nicht Vorlagen-) Entität	Duplikat auf deren Detailseite (Duplikate & Replikate)
eine bestehende Entität zusätzlich in einem Kontext zeigen	Replikat auf deren Detailseite (Duplikate & Replikate)

Das Replikat einer Vorlage ist der interessante Fall — und seit dem Umbau direkt im Anlege-Dialog erreichbar: die Bibliotheks-Entität selbst bleibt unsichtbar, erscheint aber in dem Kontext, in den du sie replizierst. So pflegst du eine Muster-Rolle genau einmal und setzt sie an mehreren Stellen ein, statt sie zu vervielfältigen. Was nur an einer dieser Stellen gilt, trägst du dort als Ergänzung nach.

Eine bestehende Entität zur Vorlage machen

Das geht — aber nur, solange sie nicht in der Struktur hängt. Eine Entität mit Beziehungen lässt sich nicht nachträglich herausnehmen: ihr Knoten verschwände aus den Ansichten, während ihre Kanten stehenblieben. Löse die Beziehungen zuerst. Replikat-Beziehungen sind ausgenommen — genau dafür ist die Bibliothek da.

Der Assistent

rAlph kann Vorlagen benutzen, obwohl sie aus seinen normalen Antworten herausgehalten sind:

„Welche Vorlagen gibt es für Rollen?” — er listet die Bibliothek gezielt auf.
„Lege eine neue Rolle nach der Muster-Rolle an.” — er erzeugt ein Duplikat.
„Setze die Muster-Rolle in den Kreis Vertrieb.” — er erzeugt ein Replikat.

Beides sind Entwürfe und brauchen deine Freigabe, genau wie über die Oberfläche.

Er kann Vorlagen auch anlegen — aber nur, wenn du ausdrücklich danach fragst:

„Lege eine Vorlage für eine Rolle namens Muster-Rolle an.” — die Vorschlagskarte trägt dann schon vor deiner Bestätigung das Kennzeichen Vorlage. Sagst du das Wort nicht, entsteht eine ganz normale Entität.
„Mach die Rolle Onboarding zur Vorlage.” bzw. „Hol die Vorlage Muster-Rolle zurück.” — das wirkt sofort und ohne Freigabe, genau wie der Schalter in der Bibliotheks-Verwaltung. Hängt die Entität noch in Beziehungen, sagt rAlph dir, wie viele es sind, statt sie stumm liegen zu lassen.

Drei Dinge, die du dabei wissen solltest:

Es braucht Tenant-Administrationsrechte. Ohne sie lehnt rAlph die Markierung ab und verweist dich an deine Administration — er legt dann eine normale Entität an, keine Vorlage.
An eine Vorlage hängt er keine Beziehungen. Bittest du im selben Zug um eine Verbindung, bleibt genau diese Karte gesperrt und nennt den Grund. Soll die Vorlage in einem Kontext auftauchen, ist das ein Replikat.
Die neue Vorlage ist INTERN eingestuft. Eine andere Klassifikation setzt du danach in der Bibliotheks-Verwaltung.

Wählst du im Chat ein Szenario, läuft der Vorlagen-Entwurf durch den normalen Freigabeweg — in einem Konsens- oder Konsent-Tenant kann er also auf eine Freigabe warten (Freigabe-Modi).